ADMINISTRAÇÃO E
GESTÃO DE EMPRESA
"Etimologia,
Conceitos, Categorias, Classificação, Ramos de atividades, Conceito de Relações
Humanas, Conceito de Equipe, Organograma, Fluxograma, Cronograma, Arquivo"
INTRODUÇÃO
No mundo atual, a constante busca
pela independência e autonomia financeira, faz com que muitos jovens optem em
estudar e criar os seus próprios negócios. Por isso é importante deixar
claro que, quem tem um negocio não tem uma empresa, mas toda empresa é
literalmente um "negocio".
A Legislação Empresarial oferece uma
gama de conceitos sobre a Empresa, porém esses conceitos têm se multiplicado
tendo em conta a caracterização da empresa feita pelos diferentes autores.
1- ETIMOLOGIA E CONCEITOS DE EMPRESA
De acordo com as expressões espanhola
e portuguesa "empresa" como as acepções francesa e inglesa "entrepreneur" procedem etimologicamente do verbo latino "in prehendo-endi-ensum", que significa descobrir, ver, perceber, dar-se conta
de, capturar; e a expressão latina "in
prehensa" comporta claramente
a ideia de ação, no sentido de tomar, agarrar.
Asquini, compreende
quatro perfis para a Empresa. Vejamos três significados jurídicos para o
vocábulo técnico, que corresponde aos três primeiros perfis:
1. Perfil subjetivo. A empresa é o empresário, pois
empresário é quem exercita a atividade econômica organizada, de forma
continuada. Nesse sentido, a empresa pode ser uma pessoa física ou uma pessoa jurídica, pois ela é titular de direitos e
obrigações.
2. Perfil funcional. A empresa é uma atividade, que
realiza produção e circulação de bens e serviços, mediante organização de
fatores de produção (capital, trabalho, matéria prima etc).
3. Perfil objetivo (patrimonial). A
empresa é um conjunto de bens. A palavra empresa é sinônima da expressão estabelecimento
comercial. Os bens estão unidos para uma atividade específica, que é o
exercício da atividade econômica. A empresa, portanto, tem todos esses
significados.
Há também um quarto perfil, criticado pela doutrina por não
corresponder a qualquer significado jurídico, mas apenas por estar de acordo
com a ideologia fascista, que controlava o Estado italiano por ocasião da
positivação da teoria da empresa:
4. Perfil
corporativo. A empresa é uma instituição, uma organização pessoal, formada pelo empresário e pelos colaboradores
(empregados e prestadores de serviços), todos voltados para uma finalidade
comum.
Em suma, empresa é sinônimo de ação, sendo que na França já há muito tempo, na Alta Idade
Média, se utilizava o termo entrepreneur para designar as pessoas encarregadas
de efetuar ações importantes, geralmente relacionadas com a guerra, ou de levar
a cabo os grandes projetos relacionados com a construção de catedrais. No
castelhano, um dos significados do termo empresa, de acordo com o Dicionario da
Real Academia Espanhola, é o de "ação
árdua e difícil que se inicia valorosamente". Desde a Idade Média começou a usar-se o termo para
denominar as insígnias de determinadas ordens de cavalaria que indicavam a
intenção, sob julgamento, de realizar uma determinada e importante ação. Vemos
assim que o sentido de empresa enquanto ação está necessária e inexoravelmente
unido a uma atitude
empreendedora, que consiste
precisamente em continuamente tentar procurar, descobrir ou criar novos fins e
meios (tudo isto em consonância com o significado etimológico de in prehendo, que já vimos).
2- CATEGORIAS E CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS
Existe uma clara distinção entre as Categorias de uma Empresa e o modo de
Classificação de uma Empresa.
a) CATEGORIAS:
A concepção de uma empresa, seja ela
grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, não se torna possível sem a
adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar a organização e o conseqüente
desenvolvimento da empresa.
Segundo a Teoria Sistêmica, esses
princípios administrativos são dados por quatro fatores: Planejamento, Organização, Direção, Controle. Ainda segundo essa Teoria, também chamada de Organicista porque aplica nas Ciências Sociais algumas teorias das Ciências
Biológicas (tomando como referência a relação Célula
Tecido-Órgão-Sistema-Organismo), o
conceito de Administração pode
ser dado pelo ato ou efeito de organizar,
de criar organismos, que
compreendem um conjunto de órgãos constituindo uma empresa.
A organização pode ainda ser divida
em duas fases:
• Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção,
artesanal, falta de organização.
• Economia Evoluída: aumento do consumo, produção
empresarial, desenvolvimento da organização.
Dentre os diversos tipos de empresa,
temos a de Produção, Construtora e a de Serviços.
b) CLASSIFICAÇÃO:
Há muitos tipos
de empresas definidas nos sistemas legais de vários países. Esses
tipos incluem Corporações, Sociedades, empresa Individual e
outros tipos especializados de organização. Deve ser lembrado, contudo,
que as regulamentações que governam os determinados tipos da entidade, até os
descritos como rudemente equivalente, podem diferenciar-se a uma extensão maior
ou menor entre países. Dependendo de que tipo da entidade de negócios você
seleciona também influirá na estrutura legal.
As Empresas podem ser
classificadas:
1- De Acordo com a Atividade Econômica:
·
As empresas do sector primário (que
obtêm os recursos a partir da natureza, como é o caso das agrícolas, pesqueiras
ou pecuárias).
·
As empresas do sector secundário (dedicadas
à transformação de matérias-primas, como acontece com as industriais e as da
construção civil).
·
As empresas do sector terciário (empresas
que se dedicam à prestação de serviços ou ao comércio).
2- De Acordo com a sua Constituição Jurídica (Pelo
número de proprietários):
O proprietário da empresa pode ser
apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como podem ser mais de uma,
formando sociedades. Assim temos:
·
Empresa em nome individual ;
·
Sociedade por quotas ;
·
Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda terminação
no nome da empresa) ;
·
Sociedade Anônima, (SA - terminação no nome da empresa);
3- Pelo tamanho:
A empresa pode ser ainda categorizada
pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma série de critérios, como o número de empregados, volume
de negócios, etc. Uma forma
rápida para traduzir genericamente este compêndio de critérios é dizer que a
empresa pode ser:
·
Microempresa;
·
Macroempresa ;
·
Pequena empresa;
·
Empresa de médio porte;
·
Grande empresa Pelo fim;
·
Fim lucrativo;
·
Fim não lucrativo;
Essa divisão, parte da antiga
conceituação de Empresa, uma associação organizada ou empreendimento ou ainda
uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com objetivo
de lucro. Todavia, deve-se levar em conta uma nota em
As empresas ainda podem ser classificadas quanto à:
·
Objetivos (comerciais, industriais, de
prestação de serviços).
·
Tamanho (grande, média,
pequena, micro).
·
Estrutura: (individuais,
coletivas, públicas, mistas).
·
Volume de Trabalho Interno (simples,
complexas).
·
Organização (Linear ou Militar, Funcional, Estado
Maior ou “Staff”).
Produzir: é o ato de
transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade
comercial.
Desperdício: é a perda de
materiais por negligência, imperícia ou imprudência do agente administrativo. O
desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano ou
racional.
3- RAMOS DE ATIVIDADES DAS EMPRESAS
a) Especialização:
O grau de especialização das empresas
tem sido crescente. é uma tendência quando o mercado se torna mais exigente e
mais maduro. Por especialização compreende-se a prestação de um serviço
ou bem onde antes era um componente prestado por outra empresa.
b) Separação entre gestão e dono da empresa:
Atualmente nos mercados mais
concorrenciais, já há algum hábito em distinguir a gestão da empresa com o
titular da empresa, ou seja, o dono da empresa pode não ser a melhor pessoa a gerir a empresa. Isto
ocorre usualmente quando o criador da empresa, fica com uma certa idade, ou
quando a empresa fica com uma dimensão extremamente elevada...
c) Multinacionais:
Multinacionais são empresas que atuam em diversos países, isto é, que já ultrapassaram barreiras geográficas e
políticas para saírem de seus países sedes e se deslocarem para diversos
mercados no globo.
4- RELAÇÕES HUMANAS
Nós, seres humanos, desenvolvemos a
habilidade de nos relacionarmos com quase todas as espécies existentes no
Planeta, mesmo aquelas que ainda não conhecemos. Da mesma forma, acabamos nos
relacionando com a maioria dos ambientes que temos contato. Com o
desenvolvimento tecnológico acabamos interagindo e usufruindo de locais que
nunca imaginamos ter acesso.
“O homem que caminha para o futuro não pode se deixar influenciar por
limites de conhecimentos. Todos os dias estamos sentados em uma sala de aula, a
sala que ministra a aula da vida”.
“Toda pessoa que queira se sobressair, social ou profissionalmente,
precisa ter consciência que o homem é evolução contínua, intelectual e
espiritual” (Olinda Silva).
Onde houver duas pessoas, com certeza teremos um relacionamento. Diante do
crescimento demográfico, mobilidade espacial de indivíduos e de grupos,
multiplicabilidade de aspectos da vida moderna, número elevado de instituições
e de grupos aos quais pertencemos (às vezes até mesmo involuntariamente),
contatos rápidos e superficiais que necessitamos manter com diferentes pessoas
de classes sociais, além de outros fatores, vieram alertar os psicólogos, administradores, educadores e demais profissionais, quanto à importância do estudo das relações humanas. Não é surpresa para ninguém que as pessoas diferem
umas das outras, não havendo dois seres iguais no mundo. O homem sempre teve
consciência das suas características individuais, das suas necessidades
diferenciadas.
As organizações no mundo atual exigem que as pessoas integrem-se para uma
evolução social e profissional; se não há integração de indivíduos, principalmente na comunicação, não haverá produtividade, ou seja, não haverá eficiência no trabalho e no convívio social em geral.
a) Relações Interpessoais, Social e Profissional
“Relações Humanas”, estas duas palavras, traduzem o significado do
convívio social humano.
Os relacionamentos podem existir por vários motivos :
1. Nós podemos nos
relacionar com as pessoas profissionalmente ou simplesmente porque tivemos empatia por
ela(s), ou ainda por vários outros motivos.
2. No momento, falamos do ponto de vista profissional: Se
as pessoas aprendessem a se relacionar profissionalmente deforma correta,
poderíamos evitar muitos problemas nos locais de trabalho.
3. No ambiente de
trabalho o que predomina e o que devemos avaliar são as
condições para uma verdadeira harmonia entre o homem e o trabalho, e vice versa.
4. Identificando o
real motivo e o propósito de um relacionamento, estaremos caminhando dentro de
um processo evolutivo para alcançarmos com êxito um bom relacionamento com
os nossos colegas de trabalho.
5. A base concreta
para um bom relacionamento é ter percepção dos nossos deveres e obrigações, e
dos limites e regras que fazem a relação social ser harmônica.
b) Teoria das Relações Humanas:
A Teoria
das Relações Humanas, ou Escola das Relações Humanas, é um
conjunto de teorias Administrativas que ganharam força com a Grande Depressão criada
na quebra da bolsa de valores de Nova Iorque, em 1929.
Com a "Grande Crise" todas
as verdades até então aceitas são contestadas na busca da causa da crise. As
novas ideias trazidas pela Escola
de Relações Humanas trazem uma
nova perspetiva para a recuperação das empresas de acordo com as preocupações
de seus dirigentes e começa a tratar
de forma mais complexa os seres humanos.
Essas teorias
criaram novas perspetivas para a Administração, visto que buscavam
conhecer as atividades e sentimentos dos trabalhadores e estudar a formação de
grupos. Até então, o trabalhador era tratado pela Teoria Clássica,
e de uma forma muito mecânica. Com os novos estudos, o foco mudou e, do Homo
Economicus o trabalhador passou a ser visto como "Homo Social".
As três principais caraterísticas desses modelos são:
1. O ser humano não
pode ser reduzido a um ser cujo comportamento é simples e
mecânico.
2. O homem é, ao mesmo
tempo, guiado pelo sistema social e pelas demandas de ordem
biológica.
3. Todos os homens possuem necessidades de segurança, afeto, aprovação social, prestígio, e
auto realização.
A partir de então começa-se a pensar
na participação dos funcionários na tomada de decisão e
na disponibilização das informações acerca da empresa na
qual eles trabalhavam. Foram sendo compreendidos aspectos ligados à afetividade humana e percebeu-se os
limites no controle burocrático por
parte das organizações como forma de regulamentação social.
5-
CONCEITO DE EQUIPE
Equipe é um conjunto ou grupo de indivíduos aplicados na
realização de uma mesma tarefa ou trabalho.
1. Trabalho em equipe é
um sistema de trabalho desenvolvido por um grupo de pessoas, onde todos se
dedicam na realização de uma tarefa, onde geralmente um dos participantes
assume a liderança.
2. Equipe
multidisciplinar é a formação de um grupo, onde se reúnem especialistas
em diversas áreas, permitindo uma troca e uma abrangência maior de
conhecimentos, buscando um mesmo objetivo.
A expressão em
inglês "staff", que significa pessoal, grupo ou corpo de assistentes, corpo docente ou quadro
de funcionários, é muito usada, para nomear uma equipe de apoio ou suporte no
desenvolvimento de qualquer atividade.
Para nós, uma equipe não é um grupo, e sim um conjunto de pessoas que juntas lutam
por um objetivo, fazendo com que possam alcançá- los com mais rapidez. Nossos profissionais estão em constante aprendizado, para que possam sempre alcançar sua evolução
profissional e assim possamos desenvolver um melhor trabalho para nossos
clientes.
6-
ORGANOGRAMA EMPRESARIAL
O organograma é uma espécie de
diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa,
ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a
comunicação entre eles. Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C. MacCallum (EUA) por
volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde
então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações,
pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e
sua Estrutura, permite
inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através
de sua análise.
Na criação de um organograma deve-se
levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado
momento e, pode portanto, mudar. Para
isto ele deve ser flexível e de fácil
interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber
exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se
reportar.
O principal objetivo do organograma é fazer com as pessoas de dentro, como as de fora da
empresa, entendam, de maneira clara, como as pessoas e atividades se relacionam
dentro de determinada empresa. Em outras palavras, o organograma esclarece dúvidas de clientes, parceiros
e fornecedores. Outra função importante do organograma é proporcionar a
agilidade na percepção das áreas de negócio. A partir do momento em que se conhecem os
responsáveis, assim como os seus departamentos, fica mais fácil entender para
onde esses podem crescer e como os colaboradores podem contribuir para tanto.
Resumindo, o organograma
empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a
desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam.
Existem vários tipos de Organogramas. Aqui, apresentaremos alguns Modelos
Tradicionais:
1- Organogramas tradicionais:
2- Organograma Circular:
3- Organograma Funcional (Função):
4- Organograma Sintético (comum ou Simples):
7- FLUXOGRAMA EMPRESARIAL
Um fluxograma, ou flowchart, é um diagrama que
tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações
(diagramação lógica, ou de fluxo). Geralmente confundido com o Organograma, o fluxograma possui a diferença de representar algo essencialmente
dinâmico, já o organograma é uma representação da Estrutura funcional
da organização. O fluxograma
também pode ser usado por programadores para elaboração de algoritmos
(programação estruturada), porém, neste caso ele possui algumas representações
próprias.
O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim. Alguns símbolos básicos são usados na construção de
qualquer fluxograma porém eles podem variar. Veja abaixo algumas definições
básicas:
·
Geralmente, usa-se um círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo;
·
A seta é usada para
indicar o sentido do fluxo;
·
No retângulo são inseridas as
ações;
·
O losango representa questões / alternativas; O losango sempre terá duas
saídas;
·
As linhas ou setas nunca devem cruzar
umas sobre as outras;
·
O texto deve ser sempre
claro e sucinto;
·
Recomenda-se iniciar as ações sempre com um verbo no infinitivo (fazer,
dizer...);
Outros símbolos e modelos podem ser
usados para montar fluxogramas, o que vai determinar quais símbolos utilizar ou
não, ou ainda, que tipo de fluxograma se deve usar é o objetivo dele e o quê ele descreve.
a)
Informações básicas de um fluxograma:
ü tipo de atividade;
ü O sentido de
circulação do fluxo de operações;
ü As unidades
organizacionais envolvidas na atividade;
ü A quantidade de
operações efetuadas;
ü Os níveis
hierárquicos que intervém nas operações.
O documento resultante deverá conter cabeçalho (com todas as
informações necessárias para identificar claramente ao que se refere, incluindo
nome do projeto, do processo, data, quem elaborou e outras informações
necessárias), corpo (o fluxograma em si) e explicações (todas as necessárias para que qualquer pessoa entenda o processo).
b) Modelo Simples do Funcionamento de um Fluxograma:
FONTE:http://www.oficinadanet.com.br/post/10652-5-modelos-de-fluxogramas-para-download
8- CRONOGRAMA EMPRESARIAL
Cronograma é uma ferramenta de gestão de atividades normalmente
em forma de tabela, que também contempla o tempo em que
as atividades vão se realizar. Quanto à etimologia, o termo cronograma tem
origem no grego, onde khronos significa "tempo" egramma significa "alguma
coisa escrita ou desenha".
O
cronograma é uma representação gráfica do tempo investido em uma determinada
tarefa ou projeto, segundo as tarefas que devem ser executadas no âmbito desse
projeto. É uma ferramenta que ajuda a controlar
e visualizar o progresso do trabalho. A utilização de cronogramas é bastante
comum em projetos de pesquisa.
Alguns
estudantes recorrem a cronogramas para controlarem melhor quanto tempo devem
dedicar a cada matéria. Muitas vezes esses cronogramas são parecidos com um
horário ou calendário. Muitos cronogramas são feitos com o suporte do
programa informático Excel, em uma das suas planilhas.
Um
cronograma também pode ser uma data com numeração romana, espalhadas em um
texto. O registro de um cronógrafo também pode ser designado como cronograma.
No
contexto empresarial o cronograma é um auxílio importante, já que
através dele é possível determinar os custos de um projeto, determinando
assim se a realização desse projeto será proveitosa para a empresa.
a) Como fazer um
cronograma:
A forma
mais simples para explicar como montar é listar o passo a passo do processo:
·
Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
·
Listar atividades;
·
Estimar duração das atividades;
·
Definir Recursos das atividades;
·
Definir dependências entre as atividades;
·
Definir calendário para os recursos;
·
Definir data inicial do projeto;
·
Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de
Projetos;
·
Nivelar recursos;
·
Identificar e analisar o caminho crítico;
·
Traçar uma linha de base;
·
Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
b) Cronograma físico-financeiro
O cronograma
físico-financeiro, muito utilizado nos projetos de construção (obras), tem
características que podem ser utilizadas em quaisquer projetos. Ele é “físico” porque
apresenta o “avanço real” das entregas do projeto, no caso das obras são as
etapas de construção. Ele é “financeiro” porque apresenta os custos relacionados no tempo.
Ø
Por que usar o cronograma físico-financeiro?
Este modelo de cronograma
é bastante prático, ele pode ser utilizado para mostrar em um só diagrama, o percentual de avanço de todas as entregas do projeto, além dos custos
envolvidos.
É bastante útil para
justificar o valor da obra, conseguir investidores e sobretudo, monitorá-la.
Ele auxilia no monitoramento do fluxo de caixa, permitindo que o engenheiro
possa antecipar os momentos de desembolsos. Ajuda ainda, a projetar a obra no
tempo, mostrando qual a nova previsão de conclusão a cada atualização.
Como
organizar o cronograma físico-financeiro
Fundamentalmente o cronograma físico-financeiro deve
mostrar: entregas, progresso (%) e custos incorridos no tempo. Existem
diferentes formas possíveis para mostrá-lo, abaixo apresento um formato
exemplo, que permite o cálculo automático dos custos menais e acumulados.
Cronograma físico-financeiro
Exemplo de outro formato de cronograma
físico-financeiro:
FONTE:http://www.elirodrigues.com/2013/06/14/parte-10-como-fazer-um-cronograma-fisico-financeiro/
9- ARQUIVO EMPRESARIAL
Etimologicamente,
ARQUIVO, do latim archívum, lugar
onde se guardam os documentos.
1. Lugar onde
se guardam documentos
2. Conjunto de
documentos escritos, fotográficos, Microfilmes, etc.
3. Conjunto
de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso,
em suporte magnético.
Em Arquivologia, arquivo é
um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização,
firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte
de informação para a execução de suas atividades. Os
documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários
suportes.
Os Arquivos têm como
finalidade:
1- Servir
a Administração: Fornecem informações e documentos
necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos,
preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de
documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem
informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
2- Servir
à Historia: Fornecem informações e/ou documentos
para reconstituir ou escrever a história
política, social ou Econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem
uma importante fonte
de pesquisa.
Os Arquivos têm como Função:
1. Recolher
e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
2. Avaliar
e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou
eliminação;
3. Garantir
o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
4. Arquivar
os documentos, visando a preservação da informação;
5. Conservar
e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a
sua perda;
6. Executar
as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
As
empresas, públicas ou privadas, em decorrência de suas atividades (cada vez mais complexas), acumulam
(geram e recebem) conjuntos documentais, incluídos aí os de caráter
arquivístico. Para estes últimos, essas instituições precisam contar com
arquivo que, devidamente gerido, se prestará à informação (na forma, hora e local oportunos) e à gestão.
Os arquivos são
responsáveis por conservar a documentação de caráter permanente de uma
instituição, garantido a manutenção dos documentos que dizem respeito a sua
memória. Em tempos em que se tem
valorizado cada vez mais a cultura de empresa, investimentos na guarda e na
preservação da documentação referente à trajetória da instituição são vistos
como uma estratégia a ser seguida.
A principal finalidade do arquivo é
proporcionar acesso aos documentos e a suas respectivas informações, para fins
imediatos à administração ou, mais tarde, a usuários que o procuram por razões
distintas e posteriores àquelas do seu produtor (JARDIM, 1995).
Esses fins, imediatos ou posteriores são balizas
confiáveis para determinar os valores dos conjuntos documentais:
1. O valor primário refere-se aos aspectos gerenciais do documento e à demanda de uso que
este recebe por conta da administração que o produziu. Detectar o valor
primário dos documentos é, como tal, identificar seu potencial de uso no âmbito
do processo decisório, considerando suas dimensões gerenciais, legais e
financeiras.
2. O valor secundário diz
respeito às possibilidades de utilização do documento por usuários que o
procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor"
Tais valores proporcionam à prática arquivística
um embasamento científico para a administração racional, eficiente e econômica dos
conjuntos documentais. Eles
indicarão o caminho a ser percorrido pelos documentos de arquivo, apontando
para a necessária gestão, desde o momento da criação/recebimento, passando pelas fases/ciclo de
vida dos documentos – corrente, intermediária e permanente – até a destinação
final (guarda permanente ou eliminação). Pensar nessas três fases de vida dos documentos é, em
linhas gerais, partir um arquivo maior em três arquivos menores, assim
entendidos:
a)Arquivos
correntes:
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos
para os quais foram produzidos ou recebidos (acumulados) no cumprimento das atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos setores de trabalho em
razão de sua vigência e da potencialidade de uso para fins administrativos,
legais e fiscais.
b)
Arquivos intermediários:
Conjunto originário dos documentos correntes, que por não ter uso ou potencial de uso corrente, não
precisa estar junto ao setores de trabalho, mas que precisa cumprir prazos prescricionais e/ou
precaucionais devendo aguardar
temporariamente sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda
permanente) .
c) Arquivos permanentes:
Conjunto
de documentos originários
dos arquivos intermediários que,
tendo cumprido as finalidades da sua criação e os prazos prescricionais e
precaucionais, devem ser definitivamente
preservados por conta de seus valores informativo (“rendibilidade intelectual” para a administração e
para o público em geral) e
probatório (valor de testemunho
importantes para a administração e para o público em geral) auxiliando a
administração que os produziu na reconstrução da sua evolução e na realização
de estudos retrospectivos (SILVA, 2011b)
Determinados os valores primário e
secundário, é possível fixar os prazos de arquivamento dos conjuntos
documentais em cada um dos arquivos, ou seja, os prazos de vigência e guarda.
*Quanto
à natureza:
1. Arquivo
Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento,
independente de sua forma. Certas variáveis precisam ser controladas, pois caso
contrário, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umidade
etc).
2. Arquivo
Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico,
independente da forma física,comercial e industrial..
*Quanto
à abrangência:
1. Arquivo
Setorial: São aqueles que cumprem função de arquivo
corrente e, por esta razão, devem ser guardados próximos aos órgãos
operacionais e por isso costumam ser descentralizados.
2. Arquivo
Geral: São aqueles que recebem os documentos de diversos
órgãos de uma mesma organização física.
Ø
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:
Os principais métodos de
arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:
a) Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser
considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é
feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
b) Geográfico – também
é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.
c) Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para
localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto que fornecerá o número sob o
qual o documento foi organizado. Pode
ser dividido em três tipos:
1-
O numérico simples (para cada cliente existe um numero),
2- O
método numérico cronológico (além do numero
observa-se também a data do documento),
3- O
método dígito-terminal (os documentos
são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que
carateriza o método, ou seja os números são dispostos em três grupos de dois
dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares).
Este
método é geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com
elemento principal número.
d)
Assunto ou ideográficos – este método é
bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização
de vocabulários controlados. Podem
ser apresentados alfabética ou
numéricamente.
No caso
da apresentação alfabética, utiliza-se a
ordem alfabético-enciclopédica, quando os assuntos correlatos são agrupados sob
títulos gerais e dispostos alfabeticamente; ou a ordem dicionário, que ocorre
quando os assuntos são dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem
seqüencial das letras.
e)
Duplex – quando a documentação é dividida
em classes conforme o assunto. O
método decimal é baseado no método de Classificação Decimal de Dewey.
10 - CONCLUSÃO
A "Administração e Gestão de uma
Empresa", como o próprio nome indica, é um campo vasto, que requer um
conhecimento aprofundado sobre sobre Administração, Gestão, Recursos
Humanos, Contabilidade, etc, e sobre tudo, possuir um dominio solido no campo
do Empreendedorismo, que é a chave para o progresso de uma Empresa
ou de um empresario.
...///...
Ø
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS:
- http://www.cairu.br/biblioteca/arquivos/Administracao/Administracao_RH_Modulo_I.pdf
- http://conceito.de/empresa
- http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAr2EAC/relacoes-humanas
- https://pt.wikipedia.org/wiki/Rela%C3%A7%C3%B5es_humanas
- https://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_das_rela%C3%A7%C3%B5es_humanas
- http://www.ib.usp.br/ecosteiros/textos_educ/costao/rel_hum/rel_humanas.htm
- http://www.significados.com.br/equipe/
- http://www.infoescola.com/administracao_/organograma/
- http://organograma.net/organograma-empresarial-modelos
- https://www.nibo.com.br/blog/modelos-de-organograma-empresarial/
- http://www.infoescola.com/administracao_/tipos-de-fluxogramas/
- http://www.portaleducacao.com.br/pedagogia/artigos/46336/fluxograma-empresarial
- https://support.office.com/pt-br/article/Ilustrar-processos-empresariais-com-fluxogramas-do-Visio
- http://www.oficinadanet.com.br/post/10652-5-modelos-de-fluxogramas-para-download
- http://www.significados.com.br/cronograma/
- http://www.elirodrigues.com/2013/06/14/parte-10-como-fazer-um-cronograma-fisico-financeiro/
- https://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo
- http://www.migalhas.com.br/dePeso/16,MI148613,91041Arquivos+empresariais+instrumentos+para+gestao+empresarial+ou+o+velho
POR : Francisco
Daniel Cardoso
E-mail: franciscocardoso1991@hotmail.com
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